Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, apportant avec lui de nouvelles responsabilités pour les entreprises en matière de protection des données personnelles. Les entreprises et organisations doivent désormais se conformer à ces nouvelles exigences pour éviter des sanctions financières importantes et préserver leur réputation. Dans cet article, nous aborderons les principales responsabilités qu’impose le RGPD aux sociétés, ainsi que les mesures concrètes à mettre en place pour assurer leur conformité.

Les obligations du RGPD en matière de traitement des données personnelles

Le RGPD impose aux sociétés qui traitent des données personnelles de respecter plusieurs principes fondamentaux. Parmi ceux-ci :

• La licéité, loyauté et transparence : les entreprises doivent s’assurer que le traitement des données est effectué légalement, de manière transparente et loyale vis-à-vis de la personne concernée.
• La limitation des finalités : les données personnelles ne peuvent être collectées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
• L’exactitude : les données collectées doivent être exactes et mises à jour si nécessaire.
• La minimisation des données : les données collectées doivent être limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• La limitation de la conservation : les données ne peuvent être conservées que pendant une durée nécessaire aux finalités du traitement.
• L’intégrité et la confidentialité : les entreprises doivent assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’elles traitent, notamment en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données contre l’accès non autorisé ou la divulgation.

Les responsabilités des entreprises en tant que responsables de traitement et sous-traitants

Sous le RGPD, les sociétés qui déterminent les finalités et les moyens du traitement des données personnelles sont considérées comme des responsables de traitement. Les responsables de traitement ont un certain nombre d’obligations, parmi lesquelles :

• Mettre en place des mesures pour garantir le respect des principes du RGPD, notamment en termes de minimisation des données, d’exactitude, de conservation et de sécurité.
• Informer les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles, notamment en leur fournissant une information claire, concise et facilement accessible sur les finalités du traitement, la durée de conservation des données, leurs droits et les coordonnées du responsable de traitement.
• Mettre en œuvre et maintenir un registre des activités de traitement qu’ils effectuent.
• Désigner un délégué à la protection des données (DPO) si leur activité principale consiste en des traitements nécessitant un suivi régulier et systématique des personnes concernées à grande échelle, ou si le traitement concerne des données sensibles à grande échelle.
• Effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) avant de mettre en œuvre de nouveaux traitements présentant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.

Les sociétés qui traitent des données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement sont quant à elles considérées comme des sous-traitants. Ils ont également certaines obligations, notamment :

• Assurer la sécurité et la confidentialité des données qu’ils traitent.
• Aider le responsable de traitement à respecter ses obligations en matière de réponse aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées.
• Informer le responsable de traitement si un traitement qu’il effectue est susceptible d’enfreindre le RGPD ou d’autres législations sur la protection des données.
• Maintenir un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement.

Les sanctions encourues en cas de non-conformité au RGPD

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises. Les autorités de protection des données peuvent imposer des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, selon le montant le plus élevé. Les entreprises peuvent également être tenues responsables des dommages subis par les personnes concernées en raison d’un traitement non conforme, et peuvent faire face à des actions en justice individuelles ou collectives.

Les mesures à mettre en place pour assurer la conformité au RGPD

Afin de se conformer au RGPD, les sociétés doivent mettre en place des mesures spécifiques pour garantir la protection des données personnelles qu’elles traitent. Parmi ces mesures :

• La cartographie des traitements : identifier l’ensemble des traitements de données personnelles effectués au sein de l’entreprise, ainsi que les risques associés à ces traitements.
• La mise en place de procédures internes : adopter des politiques et procédures internes pour garantir le respect des principes du RGPD et assurer la formation et la sensibilisation du personnel aux exigences du RGPD.
• Le renforcement de la sécurité informatique : mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé ou la divulgation, notamment par le biais de solutions de chiffrement, de sauvegarde et de protection contre les intrusions.
• L’évaluation régulière des risques : effectuer régulièrement des audits internes et externes pour évaluer les risques liés aux traitements de données personnelles et vérifier la conformité de l’entreprise au RGPD.

En somme, le RGPD impose de nouvelles responsabilités aux entreprises en matière de protection des données personnelles. Pour assurer leur conformité et éviter des sanctions financières, les sociétés doivent mettre en place des mesures spécifiques pour garantir la protection des données qu’elles traitent. Il est essentiel que ces mesures soient adaptées à la taille et à l’activité de chaque entreprise, ainsi qu’aux risques liés à leurs traitements de données personnelles.